1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten auf dieser Website und im Mitgliederportal ist Platzhalter: Vollständiger offizieller Name des rechtlichen Trägers, Platzhalter: Postadresse, Schweiz. Datenschutzanfragen richtest du an Platzhalter: Datenschutz-E-Mail-Adresse und zuständige Funktion. Diese Angaben sind auch für Eltern und Erziehungsberechtigte die Kontaktstelle für Daten ihrer Kinder.
Platzhalter: Erforderlichkeit eines Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls einer EU-Vertretung prüfen; falls bestellt oder erforderlich, Namen und Kontaktdaten ergänzen.
2. Geltungsbereich
Diese Erklärung betrifft bcscs.ch und das dazugehörige Bázeli Cserkészportal auf der ChatGPT-Sites-Adresse. Massgebend ist insbesondere das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG). Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt zusätzlich, soweit ihr räumlicher und sachlicher Anwendungsbereich im konkreten Fall eröffnet ist. Ein Besuch aus der EU allein bedeutet nicht automatisch, dass sie auf jede Bearbeitung anwendbar ist.
Platzhalter: Anwendbarkeit der DSGVO auf die konkrete Organisation und ihre Angebote verbindlich beurteilen. Hinweise auf DSGVO-Rechte und Rechtsgrundlagen stehen nachfolgend unter diesem Vorbehalt.
3. Besuch der öffentlichen Website
Du kannst die öffentlichen Seiten ohne Mitgliedskonto lesen. Beim Verbindungsaufbau werden technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse und Browserinformationen an die Hosting-Infrastruktur übermittelt. Sie dienen der Auslieferung, Betriebssicherheit und Fehleranalyse.
Bilder und Schriften werden im Anwendungscode ohne externe Analyse- oder Werbeeinbindungen ausgeliefert. Der derzeitige Anwendungscode bindet keine Besuchsstatistik, Werbepixel, externen Karten, Videos oder Social-Media-Widgets ein. Die Verarbeitung durch Hosting- und Anmeldedienste wird unter Ziffer 8 erläutert.
4. Mitglieder, Kinder und Aktivitäten
Im geschützten Portal werden die für die genutzten Verwaltungsfunktionen erfassten Angaben gespeichert. Sie stammen von dir, verknüpften Erziehungsberechtigten, der Mitgliederverwaltung oder zuständigen Leitenden. Bei der Anmeldung stammen die verifizierte Kontokennung und E-Mail-Adresse vom Anmeldedienst.
Spitzname und vollständiges Geburtsdatum sind im aktuellen Erfassungsformular optional. Sie unterstützen persönliche Ansprache, altersgerechte Einteilung und die Geburtstagsübersicht. Kinder benötigen derzeit kein eigenes Login. Ohne bestätigte Eltern-Kind-Verknüpfung ist kein Elternzugriff auf ein Kind vorgesehen. Erforderliche Mitgliedschafts- oder Veranstaltungsangaben sind von optionalen Angaben zu unterscheiden: Platzhalter: Pflichtangaben, gesetzliche oder vertragliche Erforderlichkeit und Folgen der Nichtbereitstellung pro Mitgliedschaft und Veranstaltungsart festlegen.
- Erwachsene: Name, Spitzname, E-Mail-Adresse, optionales Geburtsdatum, Sprache, Kontostatus und Rollen mit Zuständigkeit und Gültigkeit.
- Kinder und Familien: Name, Spitzname, Geburtsdatum oder bisher erfasstes Geburtsjahr, Familie, bestätigte Elternbeziehungen, Einheit und Mitgliedschaftsstatus.
- Aktivitäten: Einladungen, Jahresplanung, An- und Abmeldungen, Anwesenheit, Packlistenfortschritt, Abhol- und Transportangaben sowie Hinweise zur Herkunft einer durch Leitende erfassten Meldung.
- Weitere Verwaltung: Lernfortschritt je Thema, Beitrags- und Zahlungsstatus, Dokument- und Freigabestatus, Aufgaben, Projekte und organisatorische Notizen.
- Nachvollziehbarkeit: bearbeitende Person, Aktion, betroffener Datensatz, Zeit und geänderte Felder. Interne Kalenderabonnements verwenden zusätzlich eine geheime Zugriffskennung.
5. Zwecke und gegebenenfalls Rechtsgrundlagen
Wir bearbeiten Angaben zur Mitgliederverwaltung, Organisation und Durchführung von Aktivitäten, Kommunikation, Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Förderung der Kinder sowie Beitragsverwaltung. Technische Protokolle und Änderungshistorien unterstützen die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.
Soweit die DSGVO gilt, kommt für notwendige Mitgliedschafts- und Teilnahmevorgänge Art. 6 Abs. 1 lit. b in Betracht, für gesetzliche Pflichten lit. c und für erforderliche, verhältnismässige Organisations- und Sicherheitsinteressen lit. f. Dabei sind insbesondere die Interessen und Rechte von Kindern abzuwägen. Freiwillige, einwilligungsbedürftige Veröffentlichungen stützen sich auf lit. a. Eine Einwilligung in sämtliche Portalbearbeitungen ist keine pauschale Voraussetzung für die Mitgliedschaft.
Platzhalter: Rechtsgrundlagen je Zweck, Vertretung minderjähriger Mitglieder und Interessenabwägung anhand der tatsächlichen Statuten und Abläufe bestätigen. Falls im Einzelfall besonders schützenswerte Daten betroffen sind, ist deren zusätzliche Zulässigkeit gesondert zu prüfen.
6. Wer innerhalb der Organisation Zugriff hat
Die Zugriffe richten sich nach aktiven Rollen, bestätigten Familienbeziehungen und zugewiesenen Einheiten. Mehrere Rollen können gleichzeitig gelten. Der Wechsel des Arbeitsbereichs ändert die zugeteilten Rechte nicht.
Eltern erhalten Zugriff auf ihre bestätigten Kinderbeziehungen. Leitende erhalten die für ihre Zuständigkeit vorgesehenen Informationen. Administration und Ausbilder können An- und Abmeldungen für alle Kinder erfassen; Herkunft und Bearbeitung werden protokolliert. Verwaltung, Sekretariat und Vorstand erhalten die ihren Funktionen zugeordneten Ansichten. Vollständige Kindergeburtsdaten werden abhängig von Rolle und Zuordnung angezeigt und nicht auf der öffentlichen Website veröffentlicht.
Administratoren können zur Prüfung von Zugriffsansichten andere Konten im Portal ansehen. Die tatsächliche Identität der Administration bleibt bei protokollierten Änderungen nachvollziehbar.
7. Kinder, Fotos und besonders sensible Angaben
Bei Angaben und Bildern von Kindern berücksichtigen wir deren Schutzbedürfnis und Einsichtsfähigkeit. Erforderliche Zustimmung und Vertretung sind mit den Erziehungsberechtigten und, soweit angemessen, mit dem Kind zu klären. Für die Veröffentlichung von Fotos Minderjähriger ist die erforderliche Einwilligung der Eltern oder Erziehungsberechtigten einzuholen; ein Nein des Kindes ist zu respektieren. Eine Teilnahmezusage ist keine automatische Freigabe für öffentliche Fotos.
Öffentliche Bildverwendungen müssen durch eine passende Berechtigung gedeckt sein. Anliegen zur Entfernung oder zum Widerruf einer Einwilligung können an den Datenschutzkontakt gerichtet werden. Nach einem Widerruf beenden wir die darauf beruhende Veröffentlichung und entfernen die betroffenen Bilder von unseren Seiten, soweit keine andere tragfähige Rechtfertigung besteht; die Rechtmässigkeit einer vorherigen, gültig eingewilligten Bearbeitung bleibt unberührt.
Im Portal gibt es derzeit Dokument- und Freigabestatus, jedoch kein vollständiges Verfahren für unterschriebene Einwilligungsnachweise, deren Versionierung und Widerruf. Platzhalter: Zuständige Person, Ablage der Nachweise und Ablauf für Bildfreigaben bestätigen.
Ein eigenes Modul für Gesundheits-, Allergie- oder Kinderschutzfalldaten ist derzeit nicht freigeschaltet. Bitte solche Informationen nicht in allgemeine Freitextfelder eintragen. Eine spätere Funktion erfordert vorab ein gesondertes Berechtigungs- und Informationskonzept.
8. Hosting, Anmeldung, Empfänger und Ausland
Die Website wird über OpenAI Sites bereitgestellt. Die technische Auslieferung und Portaldatenbank nutzen Cloudflare-Infrastruktur. Diese Anbieter verarbeiten für Betrieb und Bereitstellung technische Daten sowie die dort gespeicherten Mitglieder-, Kinder- und Verwaltungsdaten; genaue Rollen und vertragliche Zuständigkeiten sind anhand der für diese Site geltenden Vereinbarungen zu ergänzen.
Der Zugang erfolgt derzeit über «Mit ChatGPT anmelden». Das Portal ordnet die bestätigte Kontoidentität einer bereits freigeschalteten E-Mail-Adresse zu. Es speichert kein eigenes ChatGPT-Passwort. Ein eigener E-Mail-Login mit zusätzlichem E-Mail-Code ist noch nicht eingerichtet. Für dein OpenAI-Konto gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des Anmeldedienstes.
Platzhalter: Vertragspartner, Auftragsbearbeitungsverträge, weitere Unterauftragnehmer sowie tatsächliche Verarbeitungs- und Zugriffsstaaten einschliesslich Support und Sicherungen bestätigen. Eine ausschliessliche Speicherung in der Schweiz oder EU wird derzeit nicht zugesichert.
Bei einer Bekanntgabe ins Ausland sind die anwendbaren Voraussetzungen einzuhalten, insbesondere ein angemessenes Schutzniveau oder geeignete Garantien. Platzhalter: Je Empfänger und Staat verwendete Grundlage, etwa Angemessenheitsbeschluss oder passende Standardvertragsklauseln mit erforderlichen Anpassungen, sowie Bezugsstelle für Garantien ergänzen. Allgemeine Anbieter-Datenschutzhinweise ersetzen diese Prüfung nicht.
Es gibt derzeit keine automatische Übermittlung von Teilnehmerlisten an externe Veranstalter. Ein externer Veranstaltungslink öffnet dessen Website. Eine spätere Datenweitergabe an Veranstalter, Verbände oder weitere Dienstleister ist vorher mit Zweck, Umfang und Empfänger zu klären.
9. Cookies und Daten auf deinem Gerät
Die Anwendung speichert deine Sprachwahl und den Hell-/Dunkelmodus lokal im Browser. Diese Einstellungen bleiben bis zur Änderung oder Löschung der Website-Daten erhalten.
Noch nicht synchronisierte Anwesenheitsmeldungen können je Konto lokal gespeichert werden. Sie enthalten die Kennung von Kind und Aktivität sowie den gemeldeten Status. Nach erfolgreicher Übertragung wird die Warteschlange entfernt. Ohne erfolgreiche Synchronisation bleibt sie gespeichert; eine automatische Ablauffrist oder Löschung beim Abmelden ist derzeit nicht eingerichtet. Auf gemeinsam genutzten Geräten sollten keine offenen Meldungen zurückbleiben.
Platzhalter: Vom Hosting- und Anmeldedienst tatsächlich gesetzte Cookies mit Zweck, Anbieter und Laufzeit ergänzen. Im Anwendungscode ist kein Werbe- oder Analyse-Tracking eingerichtet. Ein allgemeines Einwilligungsbanner wird damit nicht als Zustimmung zu allen Datenbearbeitungen verwendet.
Website-Daten kannst du in den Browsereinstellungen löschen. Dabei gehen lokale Einstellungen und noch nicht übertragene Anwesenheitsmeldungen verloren. Dies löscht keine bereits gespeicherten Portal- oder Mitgliedsdaten. Vor optionalen Analyse- oder Marketingdiensten wird deren Informations- und gegebenenfalls Einwilligungsbedarf neu geprüft.
10. Kalender, Kommunikation und Zahlungen
Ein persönliches Kalenderabonnement ist freiwillig. Es verwendet einen geheimen Link und kann Termine, Orte, Veranstalter sowie Teilnahmeinformationen in die gewählte Kalenderanwendung übertragen. Wer den Link kennt, kann innerhalb der noch bestehenden Berechtigung auf den Feed zugreifen. Teile ihn daher nicht öffentlich. Die Deaktivierung verhindert weitere Abrufe; bereits in Kalenderprogrammen gespeicherte Kopien werden dadurch nicht entfernt.
Die interne Erinnerungsfunktion erstellt derzeit nur eine Versandwarteschlange mit Beispieldaten. Ein produktiver automatischer E-Mail- oder SMS-Versand ist noch nicht angeschlossen. Platzhalter: Vor Aktivierung Versanddienst, Empfängerlogik und Aufbewahrung ergänzen.
Der Mitgliedsbeitrag beträgt aktuell CHF 100 pro Kind und Jahr. Das Portal führt Beitrags- und Zahlungsstatus; es wickelt keine Onlinezahlung ab und erfasst keine Karten- oder Onlinebanking-Zugangsdaten. Platzhalter: Zuständigkeit und tatsächlichen Zahlungsweg bestätigen.
11. Aufbewahrung, Berichtigung und Löschung
Personendaten sollen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den jeweiligen Zweck, offene organisatorische Vorgänge, berechtigte Rechtsansprüche oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Massgebliche Kriterien sind die Dauer der Mitgliedschaft, die Abwicklung einer Aktivität oder Zahlung und der Abschluss einer Anfrage. Danach sind nicht mehr benötigte Daten zu löschen oder zu anonymisieren.
Soweit gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten anwendbar sind, können für die betreffenden Belege längere Fristen gelten. Die konkrete Zuordnung ist zu bestätigen: Platzhalter: Fristen für Mitgliedsdaten, Teilnahme und Lernfortschritt, Beitragsbelege, Anfragen, Protokolle und Sicherungskopien festlegen.
Ein Konto kann aktuell deaktiviert werden; dies ist keine Löschung. Automatische Löschläufe und ein vollständiger personenbezogener Export sind noch nicht eingerichtet. Lösch- und Auskunftsanliegen sind daher über den Datenschutzkontakt zu bearbeiten. Platzhalter: Verantwortliche Person und praktischen Prüf-, Export- und Löschablauf bestätigen.
12. Deine Rechte
Nach dem anwendbaren Recht kannst du Auskunft über deine Personendaten und deren Bearbeitung sowie Berichtigung unrichtiger Angaben verlangen. Je nach Voraussetzungen bestehen Rechte auf Löschung, Herausgabe oder Übertragung, Einschränkung und Widerspruch. Soweit eine Bearbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese für die Zukunft widerrufen.
Soweit die DSGVO gilt, ergeben sich diese Rechte insbesondere aus Art. 15–21. Ein Widerspruch gegen Bearbeitungen aufgrund berechtigter Interessen wird unter Berücksichtigung deiner besonderen Situation geprüft. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechte anderer Personen können dem verlangten Umfang entgegenstehen.
Wende dich an Platzhalter: Erreichbare Datenschutz-E-Mail-Adresse oder Postadresse. Beschreibe dein Anliegen; sende vorab keine unnötigen Ausweis- oder Gesundheitskopien. Wir dürfen erforderlichenfalls Identität und Vertretungsberechtigung verhältnismässig prüfen. Eltern können Anliegen für ihre Kinder entsprechend ihrer Berechtigung geltend machen.
Wir bearbeiten Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen. Nach schweizerischem Recht erfolgt die Auskunft grundsätzlich kostenlos und in der Regel innert 30 Tagen. Nach DSGVO gilt grundsätzlich ein Monat, mit den gesetzlich vorgesehenen Möglichkeiten einer begründeten Verlängerung. Bei datenschutzrechtlichen Bedenken kannst du dich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden; soweit die DSGVO gilt, besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
13. Sicherheit und automatisierte Entscheidungen
Das Portal verwendet serverseitige Rollenprüfungen und geschützte Mitgliederansichten. Änderungen in den Verwaltungsfunktionen werden protokolliert. HTTPS wird über den Hostingdienst bereitgestellt. Sicherheitsmassnahmen können Risiken vermindern, jedoch nicht jeden Vorfall ausschliessen.
Die Anwendung führt derzeit keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung durch. Es gibt keinen eingebauten KI-Chat über Mitglieder- oder Kinderdaten. Das ist keine Aussage über die eigenständige Verarbeitung durch das für die Anmeldung verwendete OpenAI-Konto.
Platzhalter: Verfahren und Zuständigkeit für Sicherheitsvorfälle, Zugriffskontrollen, Sicherungen und Wiederherstellung bestätigen.
14. Änderungen dieser Erklärung
Bei wesentlichen Änderungen der Funktionen, Empfänger oder Zwecke wird diese Erklärung angepasst. Erforderliche zusätzliche Informationen oder Einwilligungen werden vor der betreffenden neuen Bearbeitung eingeholt. Diese Veröffentlichung ersetzt nicht die noch offenen organisatorischen Entscheidungen, die orange gekennzeichnet sind.